I. Prípravná fáza

Reforma VS

Projekt čerpá z výstupov národného projektu „Optimalizácia procesov vo verejnej správe“, ktorý je realizovaný cez Operačný program Efektívna verejná správa (ďalej len OP EVS). IT projektu predchádzala analýza súčasného stavu procesov a agend a návrh ich zmien. K projektu nie je vypracovaný reformný zámer. Závery optimalizačného projektu sú otázne - kľúčoví stakeholderi (napr. Združenie vlastníkov strelných zbraní) neboli súčasťou optimalizačného projektu a k viacerým záverom padli výhrady na verejnom prerokovaní štúdie uskutočniteľnosti.

Merateľné ciele (KPI)

Štúdia uskutočniteľnosti definuje viacero KPI pre projekt:

image1067×846 92.9 KB

Viaceré KPI považujeme za nevhodne nastavené. Konkrétne:

• Používanie elektronických spisov, resp. zrušenie miestnej príslušnosti - nepovažujeme takto nastavené KPI za vhodné. Cieľom KPI by malo byť efektívne riadenie projektu - nie je jasné, ako chce MV SR cez takto nastavené KPI vyhodnocovať, či sa mu darí plniť ciele projektu. To platí pre cieľ “Zrušenie miestnej príslušnosti” ako aj “Zrušenie papierových spisov”.
• Zrušenie miestnej príslušnosti - zrušenie miestnej príslušnosti považujeme za nástroj, nie za cieľ. Navrhujeme presnejšie vyjadriť, čo sa zrušením miestnej príslušnosti dosiahne a k tomu naviazať aj KPI
• Počet nových optimalizovaných úsekov verejnej správy - uvedené KPI považujeme za nedostatočné a príliš “high-level” vzhľadom na cieľ, ktorý by malo vyjadrovať - “Zvýšenie kvality údajov”

Postup dosiahnutia cieľov

Projekt je odkázaný na realizovateľnosť zámeru vybudovania centrálnych komponentov správneho konania. Časový harmonogram ich realizácie je veľmi otázny a v projekte predstavujú značné riziko. Projekt predpokladá klasický waterfall prístup. Aj vzhľadom na silnú väzbu na centrálne komponenty správneho konania by sa žiadalo overenie celého konceptu v malom rozsahu formou Proof of Concept.

Súlad s KRIS (nie je zatiaľ vyhodnotený)

Biznis prínos

Projektom deklarované prínosy pramenia najmä z úspor času občana a úradníka. Prínosy sú podporené optimalizačným projektom a vychádzajú z návrhov nových procesov. Predmetom analýzy Red Flags nebola samotná business / doménová stránka projektu, ktorú vedia lepšie zhodnotiť zainteresované strany, ako napr. Združenie držiteľov strelných zbraní. Nezapojenie týchto stakeholderov do optimalizačného projektu vnímame ako podstatné riziko pre dosiahnuteľnosť meraných prínosov.

Príspevok v informatizácii

Projekt sa javí byť v súlade s princípmi informatizácie spoločnosti, ako boli nadefinované v NKIVS. Plánuje využiť vládny cloud, ako aj centrálne komponenty správneho konania. Otázkou ostáva časové zosúladenie týchto iniciatív.

Štúdia uskutočniteľnosti

Štúdia uskutočniteľnosti k projektu existuje, ale má nedostatky (viď hodnotenia ostatných kritérií), ktoré by bolo potrebné odstrániť.

Alternatívy

Alternatívy boli posúdené a vyhodnotené. Za neštastné považujeme viazanie niektorých KO kritérií na zle nadefinované ciele - v zmysle Red Flags hodnotenia v časti “KPI”. Tieto zle nadefinované ciele následne ovplyvňujú aj vyhodnotenie alternatív. Napríklad kritérium “využitie spoločných komponentov” v tomto kontexte vnímame úplne zbytočne. Nedôjde totiž k reálnemu porovnaniu alternatívy C a D, lebo alternatíva C je vyradená na základe pomerne formálneho kritéria. V skutočnosti by bolo zaujívamé dosledovať, aká je úspora z využitia centrálnych komponentov (alt. D) oproti ich nevyužitiu (alt. C) a teda porovnať tieto dve alternatívy ekonomicky, nielen formálne. Je to dôležité aj vzhľadom na riadenie tohto projektu - väzba na projekt centrálnych komponentov je časovo nejasná a tým pádom je vhodné toto riziko aj finančne vyjadriť a manažovať (“ak nebudú centrálne komponenty včas pripravené, musí projekt pokračovať alternatívou C, ktorá je o XY EUR drahšia”).

Kalkulácia efektívnosti

Kalkulácie sú spracované pre 2 pod-alternatívy. Treba oceniť, že kalkulácie nákladov sa dostali až na úroveň metódy UCP a sú naviazané na procesné modely (výstupy optimalizačného projektu). Je škoda, že sa stráca väzba medzi UCP odhadmi a rozpočtom, ktorý je stále postavený na odhadoch človekodní a FTE, bez akéhokoľvek vysvetlenia. Vhodnejšie by bolo rozdelenie rozpočtu na jednotlivé moduly a previazanie na UCP. Ďalším nedostatkom rozpočtu sú chýbajúce vysvetlenia sadzieb za človekodeň použitých v kalkulácii. Dobrou praxou v iných štúdiach uskutočniteľnosti bolo benchmarkovanie sadzieb.

Prínosy projektu sú kalkulované najmä na úrovni ušetreného času občana a úradníka. V prípade úradníkov sa predpokladá pokles zo 121 FTE na 85 FTE na výkon predmetnej agendy.

Participácia na príprave projektu

Projekt bol predmetom verejného pripomienkovania a híringu. Podklady k projektu boli zverejnené. Ako riziko vnímame, že na základe priebehu verejného híringu sa javí, že optimalizačný projekt nezahŕňal kľúčových stakeholderov (napr. napr. Združenie držiteľov strelných zbraní). Navrhnuté TO-BE procesy, ktoré má nový systém podporovať, sú tak otáznej kvality.

Dokumenty

• Štúdia uskutočniteľnosti: zbrane-strelivo-studia-uskutocnitelnosti-prilohy (2).zip (1.8 MB)

• Procesy AS-IS Procesy_pre_IS_ZaS_AS IS.zip (14.9 MB)

• Procesy TO-BE Procesy_pre_IS_ZaS_TO BE.zip (12.4 MB)

• Manažérske zhrnutie architektúry Manazersky_sumar_architektury.xlsx (13.4 KB)

• Pripomienky k ŠÚ: Zbrane-strelivo-studia-pripomienky.xlsx (379.1 KB)

Aktivity

V tomto projekte už prebehli nasledovné dôležité aktivity / míľniky:

• 14.1.2019 Štúdia uskutočniteľnosti bola zverejnená na pripomienkovanie
• 23.1.2019 Verejné pripomienkovanie štúdie uskutočniteľnosti